В12
Процессы делопроизводства и документооборота - прежде всего документальное отражение и обеспечение управленческих процессов. В этом смысле делопроизводство и документооборот следует рассматривать как "документационное обеспечение управления".
"Документ", в переводе с латинского, означает "свидетельство" или "способ доказательства", то есть зафиксированную на материальном носителе информацию, имеющую силу юридического факта.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - система вторичных процессов, обеспечивающих и отражающих процессы управления.
Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и местного самоуправления, как системы ДОУ является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. В силу этого процессы делопроизводства и документооборота приобретают самодовлеющий характер и требуют собственной системы управления - службы ДОУ.
Служба ДОУ - система управления процессами делопроизводства и документооборота, создаваемая в виде подразделений управлений делами, секретариатов, канцелярий, архивов и аналогичных по функциям подразделений.
Техническое оснащение
В настоящее время службы ДОУ приняли эстафету у бухгалтерских служб, становясь основными проводниками идей информатизации в организациях. Специфика работы служб ДОУ предполагает вовлечение в единый информационный обмен всех ключевых сотрудников организации, что придает информатизации новые перспективы.
Какие же основные ориентиры в техническом оснащении нужно иметь в виду для оптимальной организации работы и службы ДОУ, в частности и организации, вообще (соображения финансового порядка, конечно же, могут внести свои коррективы).
Для организации в целом.
1. Локальная сеть организации. Несомненно, для эффективного использования дорогостоящей компьютерной техники необходимо, чтобы все компьютеры организации были включены в единую сеть. Обмен информацией, единые файловые хранилища, совместное использование дорогих внешних устройств, совместных доступ к базам данных - далеко не полный перечень преимуществ, которые с лихвой покрывают затраты на монтаж сети.
2. Трудно переоценить информационные возможности, которые дает подключение к сети Интернет. Но одну из услуг Интернет - электронную почту - переоценить просто невозможно. На сегодняшний момент, электронная почта - один из самых недорогих средств обмена информацией.
Непосредственно в службе ДОУ
1. Сканер. Перевод документов с печатного носителя в электронный вид позволяет организовать совместную работу с ним, при хранении в базах данных или системах электронного делопроизводства осуществлять поиск, как самого документа, так и контекста в нем, осуществлять рассылку документа по электронной почте.
2. Сетевой принтер. Хоть идеалом для современного офиса является безбумажная технология, как и всякий идеал, он не достижим. Повысить же эффективность использования дорогостоящего, качественного и быстрого принтера можно, сделав его доступным из сети. При этом, возможен контроль над расходованием бумаги - весомой статьи в затратах на офисную деятельность.
3. Факс-модем. При помощи факс-модема можно подключить компьютер к обычной телефонной линии для организации электронной почты, приема и рассылки факсов непосредственно из электронного вида, минуя распечатку на бумаге. Кроме того, современные программные средства позволяют создавать списки рассылки, что существенно снижает рутинные затраты времени на рассылку факсов.
Программное обеспечение
Документационное обеспечение управления, с точки зрения программной реализации, можно рассматривать по трем основным направлениям:
• документирование и работа с документами (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, работа с ними);
• отработка документов (резолюция, исполнение и контроль исполнения, оперативное и архивное хранение информации, поиск и использование для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур);
• организация служебной переписки.
Документирование
Для составления и редактирования документов существует целый ряд программ называемых текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. Наибольшее распространение получил текстовый процессор Word из комплекса офисных приложений MS Office фирмы Microsoft.