В.11
Регистрация документов согласно гост р 511-4198 определяется как запись учетных данных документе по установленной форме фиксирующим факт его создания отправления или получения.Регистрация необходима для учета,контроля исполнения,поиска документов,предания им юр.силы.Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.В настоящее применяется
2 сстемы регистрации докумнтов:централизованная,децентрализованная и смешанная.Важнейшим принципом регистрации документов является однократность Каждый документ должен регистрироваться только один раз.Входящие документы регистрирются в день поступления ,исодящие и внутренние в день подписания.В настоящее время применяются 3 формы регистрации документов:журнальная,карточная и автоматизированная форма регистрации.
Индексация документов.Под индесацие документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных)номеров и определенных условных обозначений ,казывающих место и составления,исплнения и хранения.индекс используют при поиске,учете и систематизации документов,индексы проставляются на документах,место простановки индекса определяет гост р 6.30-2003(реквизит №12).Основы индексаци документов составляет условное обозначение структурных подразделений,номер отдела по номенклатуре,входящие или исходящие номера документов.пример 78/103/105.78-индекс структурного подразделения,103-номер дела по номенклатуре,105-индивидуальный входящий номер порядкового документа предусмотренный администрацией,в организации с большим количеством документации допускается использование кодовых обозначений,Индексом приказом по личному составу допускается добавление двух л/c и к.
Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01,1 января теущего года и нумерация ведется до 31 декабря текущего года.Организация справочно-информационной работы ,информационно-справочная работа может быть построена ,как традиционно с использованием справочных карточек так и в автоматизированном режиме.справочные карточки при централизации справочно-информационных организаций располагаются в канцелярии или конрольной группе,при децентрализованном осуществлении организации справочные картотеки находятся в структурном подразделении организации,справочны картотеки делятся на 2 части:в первую уходят карточки на неисполненные документы.во 2 часть на исполненые.справочные карточки передаются в архив вместе с законченным делопроизводством делами с внедрением автоматизиованных систем инфорационно-справочного обслуживания и регистрацией документов, возможности учета докуменов значительно расширяются,Автоматизированная система позволяет получать справки по любой комбинации данных учетных в регстрационную карточку документов.
Контроль исполнения документов.Работа по контролю документов включает в себя проверку сроков исолнения,ргулирование хода и анализ результатов исполнения документов.Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными,Типовые сроки устанавливаются законодательно.Большинство локументов ,срок исполнения которых не установлен нормативными актами огрниичиватся 10 днями.Различают по срокам исполнения три вида контроля:текущий,предупредительный и итоговый.Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах,срок исполнени которых истекает сегодня.секретарь-референт ежедневно в ачале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.Суть предупредительного котроля заключается в своевременном за2-3 дня предупреждения сотрудников о необходимости решени порученного ему вопроса.Документ считается исполненым,если решены поставленные в нем вопросы,выполненыпоручения,дал ответ по существу дела,карточке и на документе запроса сделана отмтка выполнения.Что касатся итогового контроля то к нему относят аналтическую работу о обобщении и исполнительской дисциплины в организации.